内蒙古自治区电子档案和机读目录移交数据结构规范
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2020-12-08 10:07    来源:
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一、适用范围

本规范适用于各级机关单位向同级国家综合档案馆移交本机关单位保存5年内的电子档案和机读目录。

二、术语和定义

本规范不对其中术语和定义做过多描述,术语和定义可以参照国家或自治区相关的标准或规范中的描述。

三、电子档案移交的基本要求

(一)元数据应当与电子档案一起移交,一般采用基于XML的封装方式组织档案数据;

(二)电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的,应当在元数据中著录相关信息;

(三)采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交,压缩的电子档案应当解压缩后移交;特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交;

(四)电子档案的文件格式应按照国家有关规定执行:文本文件以XMLPDFTXTCEB格式为通用格式;依据现阶段实际情况,微软Office Word、金山WPS文字以及内蒙古自治区政府推荐的其他文字处理软件所产生的文件在记录版本信息的情况下也可以直接移交。

图像文件以JPEGTIFF为通用格式。

音频文件以WAVMP3为通用格式。

影像文件以MPEGAVI为通用格式。

电子档案的移交可采用离线或在线方式进行。

(五)按照传统方法整理的电子档案,需要报送案卷目录(案卷目录.XML)和文件目录(文件目录.XML);按照《归档文件整理规则》整理的电子档案,报送文件目录(文件目录.XML,参见附件1,附件2)。

电子档案在移交时都要报送电子档案的元数据信息(元数据.XML)和文件结构信息(文件结构.XML,参见附件3和附件4)。如果电子档案是在办公自动化系统中形成,在移交时还需要报送电子档案的日志信息(日志.XML,参见附件5)。

四、离线移交电子档案应当满足下列基本要求:

(一)移交单位一般采用光盘移交电子档案;

(二)移交单位一般向同级国家综合档案馆移交一套光盘,光盘应当单个装盒;

(三)移交单位应当按照有关要求进行光盘数据刻录及检测;

(四)存储电子档案的光盘和光盘盒上应当分别标注反映其内容的标签(标签的标注方法见附件6);

(五)移交光盘内电子档案的存储结构应规范统一(存储结构见附件7)。

五、本规范自2014年1月1日起施行,原《内蒙古自治区电子文件归档与移交数据结构规范(试行)》(内档发[2011]61号)同时废止。


附件1

案卷目录(案卷目录.XML)数据结构

 

  电子档案移交信息包">

    

      

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附件2

文件目录(文件目录.XML)数据结构

 

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附件3

元数据(元数据.XML)

 

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行文依据" type="xs:string"/>

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附件4

文件结构(文件结构.XML)数据结构

 

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文件结构">

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信息系统描述" type="xs:string" minOccurs="0"/>

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附件5

日志(日志.XML)数据结构

 

 

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日志">

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处置授权机构" type="xs:string"/>

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附件6

 

电子档案光盘封面格式和内容

全宗号

 

年度

 

光盘号

电子档案光盘

内容摘要

 

文件格式

 

制作单位

 

数据量

 

制作日期

 

密级

 

保管 期限

 

套别

 

 

电子档案光盘封面格式说明

光盘标识:全宗号年度光盘号。

光盘盒标注:全宗号、年度、光盘号、内容摘要、文件格式、数据量、存入日期、密级、保管期限、套别等。

1.全宗号是档案馆分配给立档单位的编号。

2.年度是该光盘内档案起止年度,如2001年至2006年即标定为2001/2006

3.光盘号是电子档案光盘排列的顺序号,由阿拉伯数字组成。

4.内容摘要是光盘内档案存储情况概述。

5.文件格式是光盘内电子档案文件的格式信息。

6.制作单位是制作电子档案的机关单位名称。

7.数据量是光盘内档案存储容量。

8.存入日期是将电子档案拷贝至光盘的日期,格式为年月日,如201128日即写为20110208

9.密级按存储在光盘内电子档案的密级标注。

10.保管期限按存储在光盘内电子档案的保管期限标注。

11.套别是指电子档案光盘的用途,用大写英文字母ABC表示。A表示封存保管,B表示查阅利用,C表示异地备份。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件7

电子档案存储结构

移交光盘内电子档案的存储结构如下图所示:

 

(一)“载体标识”与移交的光盘标识保持一致,即全宗号年度光盘号。

(二)说明文件命名为“说明文件.TXT”,一个光盘只有一个说明文件,存放本光盘有关信息,包括光盘参数、光盘号、光盘保管单位、光盘制作单位、光盘检查单位、读取本光盘内档案所需要的软硬件环境及其他各种有助于说明本光盘的信息。 

(三)目录文件命名为“案卷目录.XML”和“文件目录.XML”,存放有关档案的目录信息,目录文件与每份电子档案相对应。

(四)电子档案文件夹命名为“电子档案”,存放电子档案及其元数据,传统组卷方式整理的档案按照“全宗目录年度案卷文件”的层次设置文件夹。其中“全宗”文件夹以全宗号命名,“目录”文件夹以目录号命名,“年度”文件夹以4位年度命名,“案卷”文件夹以案卷号命名,“文件”文件夹以卷内顺序号命名。按《归档文件整理规则》整理的档案按照“全宗保管期限年度机构问题文件”的层次设置文件夹。其中“全宗”文件夹以全宗号命名,“保管期限”文件夹以保管期限代码命名,“年度”文件夹以4位年度命名,“机构问题”文件夹以机构(问题)代码命名,“文件”文件夹以件号命名。如果机关没有设“机构(问题)类别,而是在同一保管期限、同一年度下编大流水的件号,则不设“机构问题”文件夹,在“年度”文件夹下直接设“文件”文件夹。




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