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关于《内蒙古自治区档案馆档案接收暂行办法》征求意见的通知
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2021-11-11 11:34    来源:
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自治区各部、委、办、厅、局和各人民团体、企事业单位档案主管部门

    根据《内蒙古自治区规范性文件制定和备案监督办法》关于规范性文件制定机关应当每两年对规范性文件进行一次清理”的要求,以及落实内蒙古自治区人民政府法制办《关于做好规范性文件全面清理工作的通知》《关于在规范性文件全面清理工作中做好两项专项清理统计有关事宜的通知》文件精神,内蒙古自治区档案馆开展了现行规范性文件定期清理工作2017年印发《内蒙古自治区档案馆档案接收办法(试行)》(内档发〔2017〕42号)到期,重新修订。

    现将重新修订的《内蒙古自治区档案馆档案接收暂行办法》(征求意见稿)发布在内蒙古档案信息网上,欢迎自治区各部、委、办、厅、局和各人民团体、企事业单位档案主管部门提出宝贵意见和建议。

 

    联系人:杨静

    联系电话:0471-4811470

    传真:0471-4813744

    邮箱:nmgdagsjzlb@163.com

                                 

                        内蒙古自治区档案馆

                      2021年11月3日

 

 

 

内蒙古自治区档案馆档案接收暂行办法
(征求意见稿)

  

第一章    

第一条  为保证接收档案质量,完善档案资源体系,有效开发和利用档案资源,更好地服务现代化内蒙古建设、服务人民群众,根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《中华人民共和国保守国家秘密法》《内蒙古自治区档案条例》《各级各类档案馆收集档案范围的规定》《机关档案管理规定》等法律法规,制定本办法。

第二条  本办法所称档案接收,是指内蒙古自治区档案馆(以下简称自治区档案馆)依法接收列入本馆接收范围的自治区直属各机关、团体、企业事业单位及其他组织(以下统称机关单位)档案的行为。

第三条  本办法所称电子档案,是指机关单位在公务活动中直接形成的对国家和社会具有保存和利用价值的数字档案资源,包括本单位信息系统需要归档的各门类电子文件、传统载体档案的数化副本及其他数字资料等。电子档案元数据包括各门类电子档案的电子目录和系统自动捕获的电子档案元数据。

第四条  档案接收工作是国家综合档案馆的重要基础性工作,是维护党和国家历史真实面貌、落实新时代新成就国家记忆工程的重要内容,对于推进建立内容丰富、载体多样、结构合理、安全规范的档案资源体系具有重要意义。

  档案接收工作贯彻总体国家安全观,严格落实档案安全管理的有关规定,确保接收与移交过程中,档案实体安全与信息安全。

 

第二章  接收范围

  自治区档案馆根据确定接收范围,建立科学合理的进馆序列。

  自治区档案馆接收范围包括:

(一)自治区党委及其所属各部门;

(二)自治区人及其常设机构;

(三)自治区人民政府及其所属部门和单位;

(四)自治区政协及其常设机构;

(五)自治区党委纪律检查委员会、自治区监察委员会;

)自治区高级人民法院、人民检察院;

)自治区各民主党派机关;

自治区总工会、团委、妇联、科协、文联、工商联、社科联、红十字会、残联、贸促会等人民团体;

根据需要接收以上机构的下属单位和临时机构的档案

(十)自治区所属国有企业、事业单位;

(十)其他列入接收范围的机构、组织和个人。

 

第三章  接收内容

  自治区档案馆依法接收机关单位形成的反映其主要职能活动和基本历史面貌、对国家和社会具有保存价值各种门类和载体档案。接收保管期限为永久的文书档案会计档案音像档案科技档案专业档案按照成套性原则接收,电子档案实物档案按有关规定接收。

  机关单位保存的中华人民共和国成立前历史时期的档案

  机关单位编制的组织机构沿革、大事记等参考资料;反映机关单位情况,与档案内容密切相关的资料,包括公开出版或内部发行的各种文件(史料)汇编、史志、年鉴、报刊、专业书籍等有助于了解档案内容和移交单位历史的资料

  全宗指南(或全宗介绍)等检索工具,包括纸质目录、电子目录

  机关单位重大活动、突发事件、重要事件形成的各门类、载体档案,具体接收内容按照《内蒙古自治区重大活动档案管理办法》(内蒙古自治区人民政府令第217号)执行

十三  机关单位撤销或合并的,档案接收按照《机关档案管理规定》执行

十四  依法接收法律法规规定的其他应当接收的档案。

 

第四章  接收时限

十五  机关单位永久保管的档案形成之日起满20向自治区档案馆移交。电子档案一般自形成之日起5年内向自治区档案馆移交

十六  反映历史上各时期国家治理活动、经济科技发展、社会历史面貌、文化习俗、生态环境的档案,可以随时移交

十七  对关系民生、社会各方面急需广泛利用的档案,经自治区档案同意,可提前移交。

十八  重大活动档案的接收时限按照《内蒙古自治区重大活动档案管理办法》(内蒙古自治区人民政府令第217号)执行

十九  各门类档案的接收时限,国家有关主管部门另有规定的从其规定。特殊情况经自治区档案同意,可提前或延迟移交。

第五章  接收要求

二十  自治区档案馆接收的档案应当收集齐全完整,整理规范有序,鉴定准确及时,载体完好耐久,能够满足长期保存需求,便于查阅利用。

二十一  文书档案质量要求。案卷整理按照《文书档案案卷格式》(GB/T 9705)执行;归档文件整理按照《归档文件整理规则》DA/T 22)执行;档案的装订与档案装具分别按照《纸质归档文件装订规范》(DA/T 69)、《无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板》DA/T 24)执行案卷级档案、文件级档案质量标准见附件(附件1、2

二十二  科技档案质量要求。科技档案整理按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822)执行,卷内文件整卷装订科技类电子档案按照《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894)整理。

二十三  会计档案质量要求。会计档案整理按照《会计档案管理办法》和《会计档案案卷格式》(DA/T 39)执行

二十四  照片档案质量要求。数码照片档案整理按照《数码照片归档与管理规范》(DA/T 50)执行,同一全宗内的数码照片档案按照“保管期限—年度—照片组”分类,同一照片组内的数码照片档案按照形成时间排列。

二十五  专业档案质量要求。专业档案整理有行业标准的,按照行业标准执行。没有行业标准的,按具体情况执行。

二十六  印章档案质量要求。印章档案整理按照《印章档案整理规则》(DA/T 40)执行。

二十七  电子档案质量要求。自治区档案馆接收档案时,同时接收相应的电子目录数据、电子档案和传统载体档案的数字化副本,具体按内蒙古自治区档案馆《电子档案和档案数字化副本移交接收规范》执行。

涉密档案可以按照保密规定进行数字化绝密级档案不进行数字化;采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交;压缩的电子档案应当解压缩后移交;特殊格式的涉密电子档案应当与其读取平台一移交。

二十八  涉密档案的移交。涉密档案移交应照保密规定履行解密手续作出提前解密、到期自行解密或延长解密期限的决定,出具文字说明及涉密档案明细情况,加盖机关单位印章;已解密档案应当加盖解密章(附件3)。

未解密的涉密档案应当编制文件目录机关单位形成的涉密档案(已解密可公开的除外)机关单位形成的涉密档案分别编制目录。涉密档案应当在卷内文件目录、归档文件目录中标注涉密等级、解密和开放审核情况。

二十九  移交档案开放审核。移交档案应由档案形成单位或者移交单位进行开放审核,移交时附具档案开放审核意见,同时放入全宗卷;审核意见中应明确涉密档案解密后可否开放等内容

三十  检索工具质量要求:

(一)编制案卷目录、卷内文件目录、归档文件目录。以全宗为单位,不同门类、不同保管期限的档案应当分别编制案卷目录、卷内文件目录归档文件目录;

(二)案卷目录、卷内文件目录、归档文件目录的著录项应当填写齐全,著录项与档案实体应当保持一致;

(三)案卷目录、卷内文件目录、归档文件目录应当装订成册,有封面说明、背签和备考表;

(四)案卷目录、卷内文件目录、归档文件目录一式套,套随档案移交,一套自存,相应的机读目录一并移交;

(五)有专题目录的,一并移交。

三十  全宗卷、编研材料和重要资料质量要求。机关单位在移交档案时,应当同时移交全宗卷、编研材料和重要资料全宗卷按照《全宗卷规范》(DA/T12)执行,全宗指南按照《全宗指南编制规范》(DA/T14)执行。

 

第六章  接收流程

三十  档案接收流程包括:

  (一)制定接收计划。自治区档案馆按照确定的档案接收范围,编制科学合理的接收计划,印发机关单位

(二)接收前自检。列入接收计划的机关单位,应当对准备移交档案进行自检,确保移交档案质量,并向自治区档案馆提出移交档案书面报告;

(三)接收前验收自治区档案馆成立档案验收小组,在机关单位自检的基础上,对待移交传统载体档案进行验收。档案信息化处对电子档案及传统载体档案数字化副本进行验收。验收审核采取抽查方式,抽查比例于等于5%,合格率达95%以上通过验收

填写内蒙古自治区档案馆档案接收质量验收附件4),提出档案接收意见或建议对符合接收要求的,确定档案接收时间对不符合接收要求的,提出整改意见,待移交单位完成整改工作后,再确定接收时间;

(四)校验传统载体数字化副本。机关单位将传统载体档案数字化副本以规定格式拷贝到符合归档要求的存储介质,交自治区档案馆校验。校验合格后,传统载体档案数字化副本刻录到符合归档要求的存储介质,安全送到自治区档案馆。存在问题需要整改的,待整改完成验收合格后,确定校验时间及移交事宜

(五)办理电子档案及传统载体档案数字化副本交接手续。自治区档案馆将电子档案及传统载体档案数字化副本数据导入自治区档案馆数据库并成功挂接后,出具《电子档案和档案数字化副本移交接收登记表(附件6一式份,自治区档案馆保存移交单位保存一份;

    (六)传统载体档案装箱。电子档案及传统载体档案数字化副本办理交接手续后,机关单位应当逐卷清点移交档案,逐本清点移交目录及其他资料,确保检查工具和参考资料齐全完整,并与档案一一对应。清点完毕后将移交档案装箱,箱体粘贴箱号及封条妥善封存

传统载体档案消杀入库。接收进馆的档案,由自治区档案馆相关部门进行消杀,同时做好进馆档案资料的登记和统计工作

传统载体档案接收清点。机关单位按约定时间将档案传统载体档案安全运到自治区档案馆。机关单位与自治区档案馆工作人员拆箱后,共同对照移交清单逐卷(件)清点移交档案,逐本清点移交目录及其他资料,确保档案实体与检索工具齐全完整,相互对应,准确无误

)办理传统载体档案交接手续。清点无误后,自治区档案馆组织人员在指定场所与机关单位办理交接手续,填写《内蒙古自治区档案馆传统载体档案交接文据》(附件5一式份,自治区档案馆保存移交单位保存一份。

 

第七章    

第三十  法律法规对上述档案接收另有规定的,从其规定。

第三十  本办法由自治区档案负责解释。

第三十  本办法自印发之日起30日后施行。《内蒙古自治区档案接收办法(试行)》(2017年*月*日发布)同时废止。

 

附件:1.内蒙古自治区档案馆案卷级文书档案质量标准

          2.内蒙古自治区档案馆文件级文书档案质量标

3.解密章规格样式

4.内蒙古自治区档案馆档案接收质量验收

              5.内蒙古自治区档案馆传统载体档案交接文据 

         6.内蒙古自治区档案馆电子档案和档案数字化副本移交接收登记表


 

附件1

 

内蒙古自治区档案馆案卷级

文书档案质量标准

   

一、全宗划分准确

(一)机关档案以全宗为单位进行收集、整理。

(二)保证全宗的完整。凡反映立档单位主要职能活动、需要保存的各种门类和载体的档案,应当收集齐全。

(三)全宗内的机构应当区分清楚。以党委(党组)名义制发的文件由党委(党组)单独立卷。以单位名义制发的文件,按职能部门的业务范围分别立卷。几个部门合办文件由主办部门立卷。

二、分类科学,保持一致

全宗的档案应当编制统一分类方案,分类方案应当做到类别设置合理,各类之间界限清楚,类与属类层次分明,归类准确,保持一致性和稳定性。

三、保管期限划分准确

根据有关规定,准确划定各种文件材料的保管期限

四、文件材料组卷合理

根据文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,以问题为主,灵活运用立卷特征,按照文件的不同价值、数量、年度进行组卷。

五、文书档案质量标准

文书档案整理按照《文书档案案卷格式》(GB/T 9705-2008)执行。

(一)案卷题名充分揭示卷内文件内容。题名包括责任者、事由、文种三部分,做到确无误、结构严谨、文字简明、便于查阅。

(二)卷内文件排列条理系统,保持文件之间的联系一般按照时间顺序或重要程度排列。同一问题、同一会议、同一事件的文件以及正本与底稿、正件与附件、请示与批复、转发文件与被转发文件应当归在一起。正文在前,定(底)稿在后;正件在前,附件在后;批复在前,请示在后;结论在前,依据在后。

(三)不同年度的文件原则上应当分别立卷。计划、总结、报表放在针对的年度;长远规划放在针对的第一个年度;多年度总结放在最后一个年度;跨年度的请示与批复,放在批复年度;跨年度的会议文件,放在会议开幕年度;法规性文件放在公布或者批准年度。

(四)不同保管期限的文件必须分别立卷。

)案卷应当编制档号,卷内文件编制件号、页号。档号全宗号、目录号、案卷号组成。一个全宗内不能有重复的案卷目录号,一个案卷目录内不能有重复的案卷号,一卷内不能有重复的件号,一件内不能有重复的页号。每件文件应当在卷内文件目录中准确编制顺序号。页号编写应当准确。凡有书写内容的都应编写页号。如果文件材料已印制成册并编有页码拟编制页码与文件原有页码相同的,可以保持原有页码不变,拟编制页码与文件原有页码不同的,需重新编制页码。页号的位置在文件正面右上角,背面左上角,图表、照片可在右上角空白处。

(七)案卷必须填写卷内文件目录。文件题名照实抄录,没有题名或者题名不能说明文件内容的,应当拟写题名,外加“[]”。责任者、形成时间不清的文件,应尽量考证清楚,文件责任者需简称时,使用通用简称。文件形成日期应标注准确。

(八)案卷末必须附卷内备考表,填写需要说明的问题和立卷人、检查人、立卷时间等内容。

(九)案卷装订前应当去除卷内金属物,残破的文件应当修复,字迹已经扩散的应当复制并与原件一起装订,装订用棉线绳以三孔装订,装订线上有字迹的应当加边托裱,达到结实、整齐。

(十)案卷封面的项目应当填写齐全,采用机打或耐久性的书写工具书写,字迹工整、清晰。全宗名称应当填写单位的全称或者通用简称,起止时间应当填写卷内文件最早至最晚时间,用阿拉伯数字填写。

(十一)案卷盒正面和脊背的全宗号、目录号、案卷号、保管期限、年度等项内容应当统一填写或者统一加盖深蓝色戳号。

 


附件2

内蒙古自治区档案馆文件级

文书档案质量标准

一、全宗划分准确

(一)每一个全宗的建立和结束都应当有依据文件,并在全宗介绍中说明。

(二)归档文件必须以全宗为单位进行整理。

(三)一个全宗的归档文件应当科学编制分类方案,保持分类方案的稳定性和一致性。

二、归档文件材料齐全完整,保管期限划分准确

(一)整理原则应当遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,便于保管和利用。

(二)应当准确划定归档文件的保管期限。保管期限分为永久、长期(30年)、短期(10年)。2001年至2006年形成的档案按永久、长期、短期划定。2007年始形成的档案按永久、30年、10年划定。

(三)符合文档一体化管理要求,保证纸质文件与电子文件整理协调统一。

(四)除按归档范围收集材料外,特别注重以下方面材料的完整性:

1.重要的会议文件、记录,特别是党委(党组)、行政会议记录等;主要业务职能文件特别是内部形成的调研和统计材料、各种工程和科研项目等审批材料及附件等。成册(本)的记录材料、统计材料、项目审批材料不拆分,作为一件整理。

2.干部、人事任免、奖惩材料。包括涉及所有人事方面材料。

3.本单位重大活动中形成的文件材料与声像材料。

4.本单位外事活动中形成的重要材料,包括签订的协议、合同、意向书。

5.本单位形成的电子文件材料等。

三、归档文件应当系统整理

(一)归档文件以件为单位进行分类、排列、编号、编目、装订装盒,排列有序。

(二)归档文件按年度、保管期限、机构或问题分类整理。

(三)归档文件整理,应当区分不同保管期限。

(四)归档文件排序时,正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;转发文在前,被转发文在后;不同文字的文本,无特殊规定的,汉文在前,少数民族文字在后;中文本在前,外文本在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后;有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单在前,收文在后;正本在前,发文稿纸和定稿在后。

(五)归档文件以件为单位编写页号。在文件首页正面右上角,背面左上角依次编写。文件处理单或发文稿纸作为文件的一部分统一编写页号,空白页不编号。原文件页码正确的不再重编。

(六)归档文件一般以件为单位装订。可使用不锈钢订书钉装订。较厚的档案应当采用线装装订(三孔一线)。装订应做到不倒页、不压字,装订后的文件平整牢固。

(七)归档文件应当依据分类方案和排列顺序,在每份文件的首页上端空白处加盖归档章并填写相关内容。填写时2016年之前形成的档案按照《归档文件整理规则》(DA/T 22-2000)执行。2016年之后形成的档案按照《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015)执行。

(八)归档文件应当依据档号顺序编制归档文件目录。归档文件目录应当准确反映归档文件的相关著录项。2016年之前形成的档案按照《归档文件整理规则》(DA/T 22-2000)执行。2016年之后形成的档案按照《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015)执行。目录表格采用A4幅面,页面横向设置。目录应当按年度打印装订成册,应当编制归档文件目录封面说明、归档文件目录备考表和背签。封面说明应当填写全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号。归档文件目录备考表应当填写目录名称、全宗号、归档文件目录含多少件文件数、起止日期、归档文件目录共多少页数、起止页号、说明、编制人、编制日期。归档文件目录一式两套,一套移交,一套自存。背签应当填写全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号。

(九)归档文件题名应当完整准确。不完整准确的应当自拟标题并加“[]”。

(十)归档文件已破损的须修复。

(十一)归档文件系统整理后,统一装入无酸纸制作的档案盒。档案盒正面应标明全宗名称。档案盒号应当从最早移交档案的首盒分保管期限从1开始大流水编写,也可按年度编写。应当填写档案盒脊背项目,内容包括全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号。档案盒脊背的填写可统一加盖深蓝色戳号。

(十二)每盒归档文件后应当放置备考表。备考表项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期,备考表内容应当填写齐全。

 

    

 

 

 

 

 

   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件3

                                                              

 

解密

 

                                                                          

                                                                              

 


附件4

 

内蒙古自治区档案馆档案接收质量验收表

 

移交单位名称(全宗名称)

 

   

 

接收档案种类

 

   

 

 

 

 

 

 

 

 

接收进馆意见

 

   

一处  收集整理部  信息处  保管利用部

验收人员签字

一处:

 

收集整理部:

 

信息处:

 

保管利用部:

 

内蒙古档案馆

      

附件5

内蒙古自治区档案馆传统载体档案交接文据 

编号:ND

 移   出单位名称

 

接   收

单位名称

 

交接性质

 

档案所属年度

 

档 案 类 别

数量(卷、米)

检索

工具种类

数量

永久

长期

短期

长度

参考

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

合计

 

 

 

移  出  说  明

 

接  收  意  见

 

移除单位(印章)

领导人:

经办人:

移出时间:  年   月   日

接收单位(印章)

领导人:

经办人:

接收时间:  年   月   日

馆 库 接 收

领导人:

经办人:

接收时间:  年   月  日


附件6

电子档案和档案数字化副本移交接收登记表

交接工作名称

 

内容描述

 

移交电子档案和档案数字化副本数量

 

移交数据量

 

载体起止顺序号

 

移交载体类型、规格

 

检查内容

单位名称

移交单位:

接收单位:

准确性检验

 

 

完整性检验

 

 

可用性检验

 

 

安全性检验

 

 

载体外观检查

 

 

填表人(签名)

年   月   日

年   月   日

审核人(签名)

年   月   日

年   月   日

单位(印章)

年   月   日

年   月   日

填写说明:

1.交接工作名称:按移交单位、全宗号、移交档案的年度、批次等内容描述本次交接工作。

2.内容描述:交接档案内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等说明事项。

3.移交电子档案和档案数字化副本数量:交接档案的文件总数和案卷总数。

4.移交数据量:一般以GB为单位,精确到小数点后3位。

5.载体起止顺序号:在线移交时,按载体内电子档案的存储结构组织数据,并标其顺序号。

6.移交载体类型、规格:在线移交时,填写“在线”。

7.准确性检验:检验移交档案的内容、范围的正确性及交接前后数据的一致性,可填写检验方法。

8.完整性检验:移交的档案和档案数据的完整性检验

9.可用性检验:检验电子档案的可读性等。

10.安全性检验:对计算机病毒等进行检测。

11.载体外观检查:检查载体标识、有无划痕、是否清洁等。

 


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