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业务探讨问答
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2014-01-17 16:01    来源:内蒙档案信息
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        2010年颁布实施的《企业档案工作规范》与《档案工作目标管理考核标准》有些什么不同?

    《企业档案工作规范》(以下简称贵《规范》)充分吸纳了先进、通行的国际惯例,融合了企业档案工作中已应用的标准,在新的历史条件下推进、规范了企业档案工作,是企业档案工作标准化建设的 重要创新和发展。在学习中,我们与过去的《档案工作目标管理考核标准》进行了比对,供大家参考。

一、《规范》在档案工作总则中增加了4个方面的内容:性质作用、管理体制、任务目标、管理责任。

二、《规范》在档案工作组织中增加了3项内容,即组织系统建设、企业管理职责、企业部门职责。《标准》只有档案部门职责。

   (一)《规范》在“组织系统建设”中从档案工作领导,机构设置,人员配备,档案工作体系,从四个方面提出,比《标准》提法更明确,特别是档案工作领导方面,不仅明确分管领导,还要明确各职能部门或承办部门的负责人,档案部门负责人。

  (二)《规范》在档案工作体系中增加了企业管理职责、企业部门职责、档案部门职责、档案人员要求的内容。

  (三)档案人员要求《规范》和《标准》有区别。

  《规范》:1、业务职称未作要求,《标准》有要求。

                        2、档案部门负责人《规范》要求本科,《标准》是专科。

            3、档案人员《规范》要求大学专科以上,《标准》要求中专以上。

三、《规范》增加档案工作制度,形成制度体系,包括三个方面:1、工作规章;2、管理制度;3、业务规范;《标准》只有管理制度。

  (一)《规范》设立“工作规章”要求制定企业档案工作规定,建立档案工作责任追究制度,制定档案管理应急预案。

  (二)《规范》设立管理制度,在原有6项制度的基础上又增加了“电子档案管理制度”、“档案管理系统操作制度”。  《标准》中的底图保管、更改、复制制度,“档案人员四参加制度”,《规范》未列举。

  (三)《规范》设立业务规范,要求制定文件档案整理规范档案分类方案、文件归档范围和保管期限表,特殊载体档案管理规范。

四、《规范》设立“档案业务工作”,《标准》设立“基础业务建设”。

   (一)《规范》增加“企业档案工作与业务活动”的内容,把“四参加”、“四同步”纳入规范。

   (二)《规范》增加“文件的形成、积累”,《标准》未有。

   (三)《规范》增加“文件整理与归档”,并将整理的依据性文件列出,新增加了文件形成部门应就归档文件填写《档案交接登记表》的内容。

   (四)《规范》增加了档案与资料的收集内容。

   (五)《规范》在“档案整理工作”中,增加了建立全宗卷的内容。

   (六)《规范》在“档案保管工作”中增加了磁性载体应选择防磁设施,重要档案应异地备份的内容,同时还增加了库房要建立温湿度登记的内容。

   (七)《规范》提出的档案利用工作,增加了新的内容,一是对知识产权档案的利用要求严格审批。二是采取多种形式服务中增加网上查询的方式。三是对编研的种类和形式提出了新的要求。四是利用档案举办档案陈列和展览。

五、《规范》在档案信息化建设中新增加的内容,主要包括:“档案信息化目标与原则”、“电子文件的归档”、“传统载体档案数字化”、“电子档案的保管”、“档案网络化服务”、“档案管理系统软件”。

六、《规范》档案工作设施设备中对档案库房的位置、面积提出了具体要求,库房应满足日后20年档案存储需要。增加了“业务技术用房”、“阅览及陈列室”,在“保护设备”方面增加了监控设备,自动报警,自动灭火、温湿度、自动调控等设备,在“技术设备”中增加了服务器、应急、电源、CAD绘图仪、工程图纸、复印机等。

《标准》在档案设备内容中,只要求有消毒箱、缝纫机、晒图机、复印机、照像机、计算机、缩微或光盘设备。

    通过以上对比,一是明确了企业档案及档案工作性质作用;二是提出了档案管理体制、任务目标、管理责任等总要求;三是加强了档案工作组织,档案工作制度;四是强调了档案工作系统性;五是突出了档案信息化建设;六是加大了改善档案保管条件的力度。

此外,《规范》把开发利用的内容作为档案业务工作的组成部分,强调的是重点在过程而不是结果。过程合规、完善,必然带来良好的结果。



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