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内蒙古自治区档案局关于印发《归档文件计算机档号编制规范》的通知
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2016-09-12 16:46    来源:内蒙档案信息
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内蒙古自治区档案局关于印发
《归档文件计算机档号编制规范》的通知
内档发〔2013〕72号

各盟市、满洲里、二连浩特市档案局,自治区各部、委、办、厅、局,各人民团体,各事业单位档案部门:
  档号是档案的编号,是档案数字化过程中机读目录和电子档案进行挂接的纽带,也是电子档案移交时机读目录和电子档案实现自动挂接的唯一标识。为做好《归档文件整理规则》实施以来的文书档案机读目录的移交,尤其是电子档案的移交,自治区档案局参照档案行业标准《档号编制规则》,设置了归档文件档号格式。
  本档号格式适用于档案管理软件在管理不组卷的归档文件时生成规范、唯一的档号,不涉及归档文件装具样式、归档文件目录格式和归档章格式等。
  现在,各机关单位按照《归档文件整理规则》整理的档案陆续进入移交阶段,请各级档案馆和机关单位接到本文件后,调整档案管理软件中的归档文件档号格式,确保归档文件机读目录和电子档案顺利移交进馆。  
内蒙古自治区档案局
2013年12月16日

归档文件计算机档号编制规范

本档号格式只适用按《归档文件整理规则》(DA/T22—2000)整理的不组卷的文书档案,其他门类档案的档号不适用本格式。组卷的文书档案档号格式执行《档号编制规则》(DA/T13—94)。
归档文件计算机档号结构为:全宗号—保管期限代码—年度—机构(问题)代码件号。档号由16位或13位阿拉伯数字和代码组成,其中,需要区分机构(问题)编件号的机关单位使用16位的档号,不需要区分机构(问题)编件号的机关单位使用13位的档号。说明如下:

全宗号由阿拉伯数字和字母组成,3位字符,如264、S81。
  保管期限代码由阿拉伯数字组成,3位字符,不足3位补足3位,如001、003。
  年度由阿拉伯数字组成,4位字符,如2009。
  机构(问题)代码由3位阿拉伯数字组成,不足3位补足3位,如001、003。
  需要区分机构(问题)编件号的机关单位,以全宗号—保管期限代码—年度—机构(问题)代码件号组成档号,在机构(问题)之下编小流水件号,如264-101-2009-001001。
不需要区分机构(问题)编件号的机关单位,以全宗号—保管期限代码—年度—件号组成档号,在年度之下编大流水件号,如S81-102-2009-001。
保管期限代码规则
汉字代码永久10130年10210年103长期104短期105机构(问题)代码编排规则由机关单位自行设定,如
汉字代码机关党委001办公室002一处003二处004三处005四处006……本规范自2014年1月1日起施行。



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